Dosyalar ekranında etkin kasadaki dosya kayıtlarını yönetirsiniz. Ekran genel bir belge arşivi, ağ paylaşımı ya da bulut depolama istemcisi değildir. İçeriği kendiliğinden sınıflandırmaz, zararlı yazılım taraması yapmaz ve saklama süresi dolan dosyayı silmez. Veri sahipliği, saklama politikası, güvenli indirme konumu ve gerektiğinde kalıcı silme sistem yöneticisinin sorumluluğundadır.
Dosyalara erişim ve lisans
Denetçi (Auditor) dışındaki genel roller bu ekranı yalnızca kendilerine atanmış ve bu tarayıcı oturumunda kilidi açılmış kasalar için görür. Kasa rollerinden Görüntüleyici (Viewer), Düzenleyici (Editor) ve kasa yöneticisi (Manager) dosya kayıtlarını listeleyip indirebilir. Denetçi genel rolünün gizli kayıtlara ve kasa anahtarına erişimi yoktur.
Yeni dosya eklemek, dosyayı değiştirmek, kopya oluşturmak, kayıt bilgilerini düzenlemek ve silmek için iki şart vardır: yazılabilir lisans ve etkin kasada Düzenleyici ya da kasa yöneticisi rolü. Görüntüleyici rolü ve salt okunur lisans bu yazma işlemlerini engeller; var olan bir dosyayı indirmeyi engellemez. Dosyalar ekranının ayrı bir lisans modülü yoktur. Toplu paylaş başka bir akış açar; orada lisansın Paylaşım özelliği ve Paylaşım ekranının daha dar rol koşulları da geçerlidir.
Dosyalar ekranında yapabilecekleriniz
- Dosyalarda ara ile etkin kasanın dosya kayıtlarında arayın.
- Akıllı filtre ekle ile içe aktarılan, uyarılı, kategori, etiket veya ürün eşleşmelerini birleştirin.
- Tümü hızlı filtresine dönün, Kart ya da Tablo görünümünü seçin, Yenile ile kasa listesini yeniden yükleyin.
- Yazma yetkiniz varsa Yeni dosya ile şifreli bir dosya kaydı oluşturun.
- Satırda dosya adını, boyutunu, parça sayısını, kısaltılmış SHA-256 özetini ve son güncelleme zamanını görün.
- Dosyayı indir ile parçaları tarayıcıda çözüp dosyayı indirin.
- VirusTotal SHA-256 araması ile VirusTotal’da yalnızca dosyanın özetini arayın.
- Diğer işlemler menüsünden Kopyasını oluştur, Kaydı düzenle ya da Kaydı sil işlemini başlatın.
- Satırları seçip Toplu işlemler menüsünden dosya kayıtlarına uygulanabilen işlemleri çalıştırın.
Boyut, parçalar ve şifreleme
Seçtiğiniz dosya 1 GB’ı aşamaz. Sunucu ayrıca her kullanıcının bir kasaya yazdığı şifreli parçaların toplamı için 1 GB kota uygular. Bu yüzden 1 GB’tan küçük bir dosya da yer kalmadıysa reddedilebilir. Ekran kalan alanı tam olarak göstermez; kotayı sunucu, parçalar yazılırken denetler.
VaultPilot bir dosyayı parçalara böler. SHA-256 özeti kaydetme sırasında tarayıcıda hesaplanır. Her parça tarayıcıda etkin kasa anahtarıyla şifrelenir. Sunucu şifreli parçaları, parça sırasını ve kota denetimi için gereken boyut bilgisini saklar. İçeriği ayrı bir bulut nesne deposuna taşımaz, sunucuda düz metin dosya da tutmaz.
Satırdaki parça sayısı ve boyut kaydın meta verisidir. Kısaltılmış SHA-256 değeri dosyayı tanımak içindir; gizli bir dosyanın içeriğini paylaşmayı güvenli yapmaz.
Yeni dosya ekleme
- Doğru ve yazılabilir kasanın etkin olduğunu kontrol edin.
- Yeni dosya düğmesine basın.
- Zorunlu Başlık alanını doldurun.
- İsterseniz Sahip veya teslim alan, İlgili sistem veya talep kaydı ve Dosya notu alanlarını da doldurun.
- Dosya seç ile bir dosya seçin. Ekran dosyanın adını, boyutunu ve hesaplanan parça sayısını gösterir. Başlık boşsa dosya adı başlık olur.
- Şifreli kaydı kaydet düğmesine basın. İlerleme çubuğu önce kayıt verisini, sonra parçaların şifrelenip yüklenmesini gösterir.
- İşlem bitince Dosyalar listesinde dosya adını, boyutu, parça sayısını ve SHA-256 özetini kontrol edin.
Yeni kayıtta dosya seçmek zorunludur. 1 GB’ı aşan bir dosya formdan çıkarılır. Şu durumlarda kaydetme başarısız olur:
- kasa kilitli,
- rolünüz yazamıyor,
- lisans salt okunur,
- kullanıcı/kasa kotası dolu.
Düzenleme, değiştirme, kopyalama ve silme
Kaydı düzenle, kaydın başlığını, sahibini, ilgili sistemini ve notunu açar. Eki değiştirmek zorunlu değildir. Dosyayı değiştir altında yeni bir dosya seçerseniz VaultPilot kayıt meta verisini yeniden şifreler, eski parçaları siler ve yeni dosyayı parçalar halinde yükler. Kaydetme sürerken sayfadan ayrılmayın.
Kopyasını oluştur panoya bir şey kopyalamaz. VaultPilot kaynak parçaları tarayıcıda etkin kasa anahtarıyla çözer, yeni kayıt için yeniden şifreler ve aynı kasada ayrı bir dosya kaydı oluşturur. Kaynak parçalar eksikse kopya oluşmaz ve VaultPilot yarım kalan yeni kaydı silmeye çalışır.
Kaydı sil, onayınızdan sonra dosya kaydını ve şifreli parçalarını sunucudaki kasadan kalıcı olarak kaldırır. Bu işlem geri alınamaz. Toplu silme de onay ister. Toplu işlemin bir kısmı başarısız olursa sayfayı yenileyin ve kalan kayıtlara yeniden bakın.
İndirme ve denetim kayıtları
Dosya satırında Gizli değeri göster ya da Gizli değeri kopyala yoktur. Dosya içeriği satırda görünmez, panoya da kopyalanmaz. Dosyayı indir şifreli parçaları sırayla ister ve beklenen parça sayısını kontrol eder. Sonra parçaları tarayıcıda etkin kasa anahtarıyla çözer ve birleştirilen dosyayı tarayıcının indirme akışına verir. Bunun için kasanın kilidi açık olmalıdır.
Sunucu dışa aktarma olayını, parçaları tarayıcıya verdiği anda, yani çözme ve indirme başlamadan önce yazar. Bu yüzden şu durumlarda da bir dışa aktarma olayı görebilirsiniz:
- parçalar eksik,
- tarayıcıda çözme ya da indirme sonradan başarısız olmuş,
- Kopyasını oluştur, kaynak parça ön kontrolünden sonra durmuş.
Paylaşım hazırlığı da kaynak parçaları listeler. Paket oluşturma sonradan başarısız olsa bile aynı olay yazılabilir.
VirusTotal SHA-256 araması dosyayı yüklemez. VirusTotal’da dosyanın özet sayfasını yeni sekmede açar ve görüntülemeyi denetim geçmişine yazmayı dener. SHA-256 özeti böylece üçüncü taraf bir hizmete gider. Kurum politikanız bunu yasaklıyorsa bu aramayı kullanmayın.
Dosya ekleme, değiştirme, kopyalama ve silme denetim geçmişine içe aktarma, düzenleme, dışa aktarma veya silme olayları olarak yazılır. Tek bir işlem birden çok olay üretebilir; örneğin dosyayı değiştirmek iki düzenleme olayı yazabilir. Dosya adını ya da görünen meta veriyi ekranda seçip işletim sistemi panosuna kopyalamak VaultPilot’ta ayrı bir denetim olayı oluşturmaz.
Paylaşım ve toplu işlemler
Yazılabilir bir kasada Görünür kayıtları seç, yalnızca geçerli arama ve filtredeki dosya kayıtlarını seçer. Görünen kayıtların hepsi seçilince düğme Seçimi temizle olur ve seçimi kaldırır. Görüntüleyici rolünde ya da salt okunur modda dosya kayıtları toplu seçime alınmaz, bu yüzden düğme devre dışıdır. Satır onay kutuları yine görünür ve dosyaları tek tek seçebilirsiniz. Bu seçimleri kaldırmak için her satırın işaretini ayrı ayrı kaldırın.
Dosyalar ekranındaki toplu işlemler menüsünde şunlar olabilir:
- Seçilenleri dışa aktar, hassas işlem onayından sonra kayıt verilerini bir JSON dosyasına yazar ve her kayıt için bir dışa aktarma olayı oluşturur. Dosya kaydında çıktı başlığı, notları ve dosya meta verisini içerir. Şifreli parçalar çıktıda yoktur; dosyanın kendisi için Dosyayı indir gerekir.
- Kategori ata, Etiket ata, Arşivle, Pasifleştir / iptal et, Toplu not ekle, Seçiliyi düzenle ve Onayla ve kaldır için kasa yazılabilir olmalıdır.
- Denetim raporuna ekle, CSV’ye yalnızca genel kayıt alanlarını yazar: başlık, tür, kaynak, durum, risk, sahip, kategori, etiketler, güncelleme zamanı ve dosya kayıtlarında boş kalan dizin alanları. Dosya adı, boyut, parça sayısı, SHA-256 özeti ve dosya içeriği rapora girmez.
- Güvenlik kontrolü başlat dosyaları virüs ya da zararlı yazılım için taramaz. Dosya kayıtlarında kopyalanabilir bir gizli değer olmadığından ikili dosya içeriğine bakmaz.
- Excel’den içeri aktar genel kayıt şablonu akışıdır; birden çok dosya yüklemek için kullanılamaz. Şifreli ek oluşturmak için Yeni dosya düğmesini kullanın.
- Toplu paylaş, seçili kayıtları Paylaşım ekranına taşır. Alıcı, süre ve kullanım limiti orada onaylanmadan paket gönderilmez.
İç paylaşım için etkin kasada kasa yöneticisi rolü, kullanıcı yönetimi yetkisi ve yazılabilir lisans gerekir. Dış paylaşım paketi için kasa yöneticisi rolü ve yazılabilir lisans gerekir. İki pakette de seçilen dosyaların toplamı 1 GB’ı geçemez. İki yöntemde de dosya parçaları tarayıcıda açılır ve paylaşım anahtarıyla yeniden şifrelenir. Asıl kasa kaydı bu işlemle herkese açık hale gelmez.
Ekleme, indirme ve değiştirme adımları
Yeni şifreli dosya ekleme
- Doğru kasada olduğunuzu ve düzenleyici ya da kasa yöneticisi rolünüz olduğunu kontrol edin.
- Dosyanın boyutunu, sahibini ve neden saklandığını kontrol edin. Ekran kalan alanı tam göstermediği için kullanıcı/kasa başına 1 GB kotanın altında pay bırakın.
- Yeni dosya ile kaydı hazırlayın ve ilerleme bitene kadar bekleyin.
- Listede adı, boyutu, parça sayısını ve SHA-256 özetini kontrol edin.
- Denetim geçmişinde kaydın oluşturulmasını bulun.
Dosyayı güvenle indirme
- Dosya adını, boyutunu ve kısaltılmış SHA-256 değerini beklediğiniz kayıtla karşılaştırın.
- Dosyayı indir düğmesine basın.
- Eksik parça uyarısı çıkmadıysa indirilen dosyayı onaylı bir konuma taşıyın.
- Gerekirse yerelde hesapladığınız SHA-256 değerini karşılaştırın ve dışa aktarma olayını kontrol edin. Bu olay parçaların verildiğini gösterir; indirmenin bittiğini göstermez.
Mevcut dosyayı yenisiyle değiştirme
- Doğru kaydı Kaydı düzenle ile açın.
- Dosyayı değiştir ile yeni dosyayı seçin; adını, boyutunu ve parça sayısını kontrol edin.
- Şifreli güncellemeyi kaydedin. İlerleme bitmeden sekmeyi kapatmayın.
- Yeni parçaları bir indirme denemesiyle doğrulayın. Denetim geçmişinde düzenleme olaylarını kontrol edin.
Yükleme, indirme ve seçim durumları
| Durum | Ne yapmalı |
|---|---|
| Dosyalar yükleniyor | Dosya eklemeden, indirmeden ya da toplu işlem başlatmadan önce iskelet satırların dolmasını bekleyin. |
| Bu kasada kayıt yok | Yazma yetkiniz varsa Yeni dosya düğmesine basın; dosyanın bu kasaya ait olduğundan emin olun. |
| Arama veya filtre sonucu yok | Aramayı değiştirin, etkin akıllı filtreleri temizleyin ya da Tümü filtresine dönün. |
| Görüntüleyici / salt okunur | İndirme çalışır. Ekleme, değiştirme, kopyalama, düzenleme, silme ve paylaşım oluşturma engellidir. Görünür kayıtları seç devre dışıdır, satır onay kutularını tek tek kullanabilirsiniz. |
| Dosya seçilmedi | Yeni kaydı kaydetmeden önce Dosya seç ile bir dosya seçin. |
| 1 GB limiti veya kota aşıldı | Dosyayı küçültün ya da kullanıcı/kasa kullanımını azaltın. Ekran kalan alanı tam göstermez; kotayı sunucu denetler. |
| Dosya şifrelenip yükleniyor | İlerleme bitene kadar sayfayı yenilemeyin, sekmeyi kapatmayın. |
| Dosya parçaları eksik | Kasayı yenileyin. Sorun sürerse kaydı düzenleyip dosyayı değiştirin. Eksik kaydı kopyalamayın ve paylaşmayın. |
| Dosya indirilemedi | Kasanın açık olduğunu, rolünüzün erişimi olduğunu ve parçaların tam olduğunu kontrol edin; sonra bir kez yenileyin. |
| Toplu işlemde kayıt seçilmedi | Önce görünen dosya kayıtlarından en az birini seçin. |
| Paylaşım dosya eklerini hazırlıyor | Bütün parçalar hazır olmadan paketi indirmeyin, kopyalamayın ya da göndermeyin. |
Dosya eklemeden veya silmeden önce
- Doğru sunucu profilinde, kasada ve dosya kaydında olduğunuzu kontrol edin.
- Ekleme ya da değiştirme için kasa rolünüzün düzenleyici veya kasa yöneticisi, lisansın da yazılabilir olduğunu kontrol edin.
- Dosyanın sahibini, ne kadar saklanıp ne zaman imha edileceğini, ilgili talep kaydını ve dosya adını netleştirin.
- Dosyanın 1 GB’ı aşmadığını kontrol edin. Kalan alan tam gösterilmediği için kullanıcı/kasa kotasının altında pay bırakın; son kararı sunucu verir.
- Günlük, veritabanı dökümü, özel anahtar, sertifika paketi ya da ekran görüntüsü saklamadan önce veri sınıflandırma ve saklama politikanızı uygulayın.
- İndirme konumunun, paylaşım alıcısının ve VirusTotal gibi üçüncü taraf özet aramasının politikanıza uygun olduğunu kontrol edin.
- Değiştirme ya da silmeden önce gerekli onaylı kurtarma kopyasının var olduğunu doğrulayın.
Şunlardan birini fark ederseniz işlemi bırakıp destek isteyin:
- Beklenen dosya adı, boyutu ya da SHA-256 özeti değişti.
- Parçalar eksik kalıyor ya da şifreleme veya yükleme ilerlemesi hiç bitmiyor.
- Silinen bir kayıt geri geldi.
- Kullanıcı/kasa kullanımı beklenmedik şekilde dolu.
- Beklenen bir denetim olayı yok.
- Yanlış dosya indirildi, kopyalandı ya da paylaşıma eklendi.
Dosya sorununda paylaşılacaklar
- Paylaşabilirsiniz: ekran durumu, genel hata türü, yuvarlanmış boyut aralığı, parça sayısı, rol ve lisans modu, gizli bağlam içermeyen işlem zamanı.
- Kendinizde tutun: dosya içeriği, tam dosya adı, tam SHA-256 özeti, kayıt kimliği, sahip ya da alıcı, iç sistem veya talep kaydı adresi, kasa adı, notlar, müşteri bağlamı ve indirilen dosyanın yerel yolu.
- Denetim olaylarını gönderirken kullanıcıyı, hedef kimliğini, ilişkilendirilebilecek zaman damgalarını ve bütünlük özetlerini gerektiği kadar maskeleyin.
- Ham günlükleri, veritabanı dökümlerini, özel anahtarları, imzalama malzemesini, kurulum paketlerini, sürüm arşivlerini ya da maskelenmemiş ekran görüntülerini destek yazışmasına eklemeyin.
- Bir özeti üçüncü taraf aramasına gönderdiyseniz bunu destek paketinizde belirtin. Dosyanın kendisinin yüklendiğini ima etmeyin.
- Destek için support@vaultpilot.io adresine yazın; dosya içeriği eklemeyin. İletiye ekran durumunu, maskelenmiş kayıt kimliğini, genel boyutu, parça sayısını, son güvenli adımı, zamanı ve hata metnini yazın.